Comunicación asertiva en correos electrónicos.

Es importante que los contenidos de la comunicación estén presentes, es decir el Qué- Cuando – y el Cómo.
En casos donde se envíen archivos adjuntos, se debe revisar que efectivamente se esté enviando.
El mensaje en ningún momento debe ser ni agresivo, ni sumiso, se debe expresar de modo directo, firme y honesto, siempre respetando actitudes, opiniones acuerdos y desacuerdos de otras personas.
Al momento de responder un correo se deben repetir las palabras “claves” del correo al cual se va a responder, para así demostrar que SI fue leído y entendido.
El uso de mayúsculas y minúsculas tiene que ser moderado y controlado, debido a que una palabra o frase escrita en mayúscula es un grito.
Detalles a tener en cuenta al momento de escribir un mail:
-Brevedad.
-Claridad.
-Firma.
-Copias a otros destinatarios.
-Información relevante.
El correo electrónico debe estar correctamente redactado, tanto en su ortografía, gramática y puntuación. Estructura y diligenciamiento:
Al inicio del mail se aconseja comunicar la idea principal que se quiere comunicar al destinatario saludarlo, hacerle una consulta, enviarle un documento, invitarlo a algún lugar o encuentro, etc. Esto evitará enviar un mensaje que, al no centrarse en una idea, nunca logre el objetivo de comunicar algo preciso y comprenderse correctamente.
De igual forma no se deben comunicar más de dos ideas por mensaje. La proliferación de ideas, pedidos, saludos y comentarios diferentes en un correo electrónico lo único que logrará es confundir al destinatario y no dejarle una idea clara de cuál fue el objetivo de enviarle el escrito. Por tal razón se recomienda enviar un e-mail por idea, pedido o tema, de modo tal que el destinatario pueda ir respondiendo uno a uno nuestros requerimientos.
Es importante tener en cuenta que nada es mejor recibido que un mensaje breve, conciso y que vaya al punto. Explicar por demás no explica, sino que confunde.
Evitar adjetivos o anécdotas innecesarias en un mail de trabajo o formal es una forma de alivianar la lectura e incentivar una rápida respuesta del receptor.
Quien recibe un mail corto y preciso siempre estará más dispuesto a responderlo que quien recibe uno largo.
El campo de subject o asunto en el mail es primordial para que el destinatario sepa el tema central del correo y decida abrirlo antes que abrir otros.
Cuidadosamente se tienen que elegir los destinatarios del correo, para evitar fuga de información.
La opción de copia oculta es una forma eficiente de evitar que las direcciones de todos los correos electrónicos sean divulgadas a los otros destinatarios.
De igual forma se recomienda que si se diligencia el campo de “Copia” o “CC” y el destinatario principal no lo conoce, se debe aclarar brevemente de quién se trata (por ejemplo, “Copio el mensaje a Pedro, de mi equipo de trabajo, para que siga el tema”).
Una práctica que se tiene que disminuir es el envío de una cantidad considerable de mails y de contenido innecesario, ya que una persona que vea que recibe demasiados mails por día, o que todos nuestros mensajes son colectivos o de temas innecesarios, será más evasivo a abrir mensajes futuros. En caso de querer enviar correos con entretenimientos, chistes o temas que no tengan que ver con el trabajo, es bueno hacerlo a mails y desde mails personales y no a los institucionales o de empresas.
Por último para facilitar la comunicación más allá del correo electrónico, generar una firma digital que contenga nuestro nombre, profesión o cargo,
teléfono, celular e e-mail, y adjuntarla a cada mensaje, abrirá las posibilidades de respuesta del receptor y generará una sensación de seriedad y transparencia.
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